Ako zlepšiť e-mailovú korešpondenciu v práci

Možno patríte k ľuďom, ktorí sú v rámci svojej pracovnej činnosti nútení denne odosielať a prijímať obrovské množstvo e-mailov, z ktorých väčšinu nie je možné prečítať. Výraz "Moja pošta je plná" by však nemal vzbudzovať strach a hrôzu. Aby ste si uľahčili komunikáciu s partnermi, kolegami a zamestnancami - a najmä aby ste si ju uľahčili sami - pozrite si nasledujúce tipy... Možno sa vám budú hodiť.

Po prvé: Rozdeľte text na časti.

Predstavte si, aké ťažké je stráviť 30-stranovú správu rozdelenú do niekoľkých odsekov. Aby ste to čitateľom uľahčili, používajte odrážky, záložky a pomlčky. Ponechanie vzduchu medzi riadkami umožní čitateľovi oddýchnuť si, ľahšie si osvojiť informácie a získať najdôležitejšie informácie.

Tu je príklad:

Dobrý deň, kolegovia,

Píšem vám, pretože sa chcem s každým z vás stretnúť budúci mesiac v sídle našej spoločnosti.

Pripravte sa na diskusiu:
1. Vaša úloha v najnovšom projekte
2. Vaše nápady na ďalší projekt
3. Jeden alebo viac spôsobov zvyšovania nákladov
4. Jeden alebo viac spôsobov, ako zvýšiť hodnotu pre zákazníka

Obchodná večera:

Pre tím budeme organizovať aj pracovnú večeru v novej francúzskej reštaurácii, ktorá nám bola veľmi odporúčaná - prosím, oblečte si formálne oblečenie. Pripravte si krátku prezentáciu (3-5 minút), v ktorej zhrniete svoj prínos k zvýšeniu predaja. Pošlite mi prezentáciu do konca budúceho týždňa, aby som mal čas sa na ňu pozrieť.

Požadovaná správa:

Len pripomínam, že mesačné správy očakávam do budúceho piatku.

Dúfam, že sa uvidíme o mesiac...,

S pozdravom

Po druhé: Píšte ako reportér.

Cieľom je odpovedať na niekoľko základných otázok. Viete, aké sú to otázky: "Kto?", "Čo?", "Kde?", "Kedy?", "Prečo?" a "Ako?" Keď v e-maile uvediete odpovede na tieto otázky, nemusíte pokračovať v písaní.

Tretia.

1. V prípade potreby použite "všetkým".
2. Vaša správa by nemala presiahnuť 100 slov (ak chce čitateľ vedieť viac, opýta sa).
3. Prečítaj si email ešte raz, aby si sa uistil, že v ňom nie sú žiadne chyby.
4. Neposielajte zbytočné správy s dvoma slovami, ako napríklad : "Ahoj, ďakujem pekne!"

Po štvrté: Začnite s výsledkami

To je to, čo chce väčšina ľudí počuť a čítať ako prvé. List začnite napríklad slovami: "Výsledky posledného projektu sú..." a pokračujte podrobnými informáciami. Takto si hneď na začiatku získate pozornosť čitateľov.

Po piate: Buďte struční.

Niektorí ľudia si myslia, že keď napíšu dlhý list, povedia tým viac vecí. Nie je to pravda. Menej je viac.