Ako zlepšiť e-mailovú korešpondenciu v práci
Možno patríte k ľuďom, ktorí sú v rámci svojej pracovnej činnosti nútení denne odosielať a prijímať obrovské množstvo e-mailov, z ktorých väčšinu nie je možné prečítať. Výraz "Moja pošta je plná" by však nemal vzbudzovať strach a hrôzu. Aby ste si uľahčili komunikáciu s partnermi, kolegami a zamestnancami - a najmä aby ste si ju uľahčili sami - pozrite si nasledujúce tipy... Možno sa vám budú hodiť.
Po prvé: Rozdeľte text na časti.
Predstavte si, aké ťažké je stráviť 30-stranovú správu rozdelenú do niekoľkých odsekov. Aby ste to čitateľom uľahčili, používajte odrážky, záložky a pomlčky. Ponechanie vzduchu medzi riadkami umožní čitateľovi oddýchnuť si, ľahšie si osvojiť informácie a získať najdôležitejšie informácie.
Tu je príklad:
Dobrý deň, kolegovia,
Píšem vám, pretože sa chcem s každým z vás stretnúť budúci mesiac v sídle našej spoločnosti.
Pripravte sa na diskusiu:
1. Vaša úloha v najnovšom projekte
2. Vaše nápady na ďalší projekt
3. Jeden alebo viac spôsobov zvyšovania nákladov
4. Jeden alebo viac spôsobov, ako zvýšiť hodnotu pre zákazníka
Obchodná večera:
Pre tím budeme organizovať aj pracovnú večeru v novej francúzskej reštaurácii, ktorá nám bola veľmi odporúčaná - prosím, oblečte si formálne oblečenie. Pripravte si krátku prezentáciu (3-5 minút), v ktorej zhrniete svoj prínos k zvýšeniu predaja. Pošlite mi prezentáciu do konca budúceho týždňa, aby som mal čas sa na ňu pozrieť.
Požadovaná správa:
Len pripomínam, že mesačné správy očakávam do budúceho piatku.
Dúfam, že sa uvidíme o mesiac...,
S pozdravom
Po druhé: Píšte ako reportér.
Cieľom je odpovedať na niekoľko základných otázok. Viete, aké sú to otázky: "Kto?", "Čo?", "Kde?", "Kedy?", "Prečo?" a "Ako?" Keď v e-maile uvediete odpovede na tieto otázky, nemusíte pokračovať v písaní.
Tretia.
1. V prípade potreby použite "všetkým".
2. Vaša správa by nemala presiahnuť 100 slov (ak chce čitateľ vedieť viac, opýta sa).
3. Prečítaj si email ešte raz, aby si sa uistil, že v ňom nie sú žiadne chyby.
4. Neposielajte zbytočné správy s dvoma slovami, ako napríklad : "Ahoj, ďakujem pekne!"
Po štvrté: Začnite s výsledkami
To je to, čo chce väčšina ľudí počuť a čítať ako prvé. List začnite napríklad slovami: "Výsledky posledného projektu sú..." a pokračujte podrobnými informáciami. Takto si hneď na začiatku získate pozornosť čitateľov.
Po piate: Buďte struční.
Niektorí ľudia si myslia, že keď napíšu dlhý list, povedia tým viac vecí. Nie je to pravda. Menej je viac.
